Verbindliche Regeln für Live-System, Protokolle und Sicherungen
Grundsätze
Löschung wird durch Schule/Schulträger als Verantwortlichen veranlasst. Lehreraufsicht oder Sani-Leitung darf nach schulischer Prüfung eine Kontolöschung vormerken. Die 30-tägige Karenz ermöglicht Korrektur; anschließend erfolgt die automatisierte Verarbeitung.
Fristenmatrix
Backups und Wiederherstellung
Wirksame Löschungen werden nicht allein zur Wiederherstellung einzelner Konten aus Backups rückgängig gemacht. Bei einer vollständigen Notfallwiederherstellung sind seit Sicherungszeitpunkt wirksam gewordene Löschungen anhand geschützter Löschprotokolle erneut anzuwenden. Backups sind verschlüsselt, zweckgebunden, gesperrt und nach 30 Tagen technisch entfernt.
Nachweis und Ausnahmen
Automatisierte Jobs und Stichproben werden dokumentiert.
Löschfehler werden als Vorfall bearbeitet.
Rechtliche Aufbewahrungssperren enthalten Grund, Umfang, Genehmigung und Enddatum.
Fristen werden mindestens jährlich und bei Produktänderungen geprüft.
| Datenart | Auslöser | Frist / Ergebnis |
| Aktives Konto | Ausscheiden/Schulweisung | Sofort deaktivieren; alle Sitzungen widerrufen |
| Vorgemerkte Kontolöschung | Autorisierte Vormerkung | 30 Tage; dann Identifikatoren entfernen und Konto anonymisieren |
| Diensthistorie | Kontolöschung | Historisch erhalten; Namensbezug durch „Gelöschter Nutzer“ ersetzen |
| Ankündigungstext | Kontolöschung | Inhalt erhalten; Absender anonymisieren |
| Anhänge | Uploader-Löschung/Schulende | Dateibytes vollständig löschen; Tombstone im Chat |
| Unbeanspruchte Uploads | Upload ohne Nachricht | Nach 1 Tag automatisch löschen |
| Sitzungen/Push-Token | Logout/Widerruf/Deaktivierung | Sofort widerrufen oder entfernen |
| Login-/Benachrichtigungslogs | Ereignis | 90 Tage, außer dokumentierter Sicherheits-/Rechtsfall |
| Auditnachweise | Ereignis | Regelfrist 12 Monate; längere Sperre nur dokumentiert |
| Backups | Erstellung | Täglich; automatische Remote-Löschung nach 30 Tagen |
| Schulumgebung | Vertragsende | Deaktivierung; 30 Tage Export; danach produktive Löschung/Anonymisierung |
| Vertrags/Rechnungsdaten | Vertragsende | Gesetzliche handels- und steuerrechtliche Fristen |
| Betroffenenanfragen | Abschluss | Nachweis grundsätzlich 3 Jahre, datensparsam |