1. Grundsätze
Die verantwortliche Stelle entscheidet über Aufbewahrung und erteilt Löschweisungen. Eine autorisierte Lehreraufsicht oder Sani-Leitung kann ein Konto zunächst deaktivieren und zur Löschung vormerken. Daten werden nach Zweckfortfall gelöscht oder anonymisiert; dokumentierte gesetzliche Sperren werden getrennt und befristet behandelt.
2. Fristenmatrix
| Datenart | Auslöser | Frist/Ergebnis |
|---|---|---|
| Aktives Konto | Ausscheiden/Weisung | Sofort deaktivieren; Sitzungen und Push-Token widerrufen |
| Löschvormerkung | Autorisierte Vormerkung | 30 Tage Karenz; danach direkte Identifikatoren entfernen und Konto anonymisieren |
| Dienst- und Ausfallhistorie | Kontolöschung | Struktur historisch erhalten; Name durch ‚Gelöschter Nutzer‘ ersetzen; bei Schulende löschen |
| Ankündigung | Kontolöschung | Text während aktiver Schule nur soweit erforderlich erhalten; Absender anonymisieren |
| Eigene/gemeldete Nachricht | Nutzerlöschung/Moderationsentscheidung | Text und Dateibytes entfernen; sichtbaren Tombstone erhalten |
| Inhaltsmeldung | Abschluss | Nach 12 Monaten automatisch löschen; offen bis Entscheidung |
| Anhänge | Uploader-Löschung/Schulende | Dateibytes und personenbezogene Dateimetadaten löschen; gegebenenfalls Tombstone |
| Unbeanspruchte Uploads | Ohne Nachricht | Nach einem Tag automatisch löschen |
| Login-/Zustellprotokolle | Ereignis | 90 Tage, außer dokumentierter Sicherheits-/Rechtsfall |
| Auditprotokolle | Ereignis | 12 Monate, längere Sperre nur mit Grund und Enddatum |
| Backups | Erstellung | Täglich; Remote-Löschung nach höchstens 30 Tagen |
| Schulumgebung | Vertragsende | Sofort sperren; 30 Tage Exportphase; dann produktiv löschen/anonymisieren |
| Vertrag/Rechnung | Vertragsende | Gesetzliche handels- und steuerrechtliche Fristen |
| Betroffenenanfrage | Abschluss | Datensparsamer Nachweis grundsätzlich drei Jahre |
3. Backups und Wiederherstellung
Backups sind authentifiziert verschlüsselt, zweckgebunden und für den Regelbetrieb gesperrt. Einzelne wirksam gelöschte Konten werden nicht aus Backups wiederhergestellt. Nach vollständigem Notfall-Restore werden seit dem Sicherungszeitpunkt vollzogene Löschungen anhand eines geschützten Löschregisters erneut angewendet, bevor das System produktiv freigegeben wird.
4. Nachweis und Ausnahmen
Automatisierte Jobs, Fehler und Stichproben werden ohne unnötige Inhaltsdaten dokumentiert.
Rechtliche Aufbewahrungssperren enthalten Datenumfang, Grund, Genehmigung und Enddatum.
Löschfehler werden als Sicherheits-/Datenschutzvorfall bewertet.
Fristen werden mindestens jährlich und bei wesentlichen Produktänderungen überprüft.